Procedura per la presentazione e gestione delle segnalazioni

Delibera ORG Marche atto organizzativo 

Procedura per la presentazione e gestione delle segnalazioni di condotte illecite ai sensi del D.Lgs.n. 24 del 10 marzo 2023

 – Canale Interno

L’Ordine dei Geologi delle Marche ha attivato il canale di segnalazione interno per la presentazione e gestione delle segnalazioni garantendo la riservatezza:

  • della persona segnalante;
  • del facilitatore;
  • della persona coinvolta o comunque dei soggetti menzionati nella segnalazione;
  • del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Al fine di agevolare il segnalante, a quest’ultimo viene garantita la scelta fra diverse modalità di segnalazione:

  1. in busta chiusa. La segnalazione deve essere inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “RISERVATA RPCT” al seguente indirizzo: Ordine dei Geologi delle Marche, C.so Garibaldi 28, 60121 Ancona;
  2. con modalità telematica a tutela della riservatezza della segnalazione mediantente la piattaforma dedicata o con l’invio dell’atto di segnalazione all’indirizzo di posta elettronica crittografata: whistleblowing@geologimarche.it

L’invio telematico deve avvenire con le seguenti modalità: una prima e-mail deve contenere i dati identificativi del segnalante, unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda e-mail con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione.

  • in forma orale: alternativamente, attraverso la seguente linea telefonica: 0734/673749.
  • ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

 

La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, anche mediante autonomo registro, da parte dell’RPCT.

 

Nelle forme sopra previste, il segnalante che intende mantenere riservata la sua identità, deve espressamente rappresentarlo all’interno dell’atto di segnalazione o nel suo oggetto al fine di beneficiare delle tutele previste nel caso di eventuali ritorsioni.

Il trattamento di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni è effettuato nel rispetto dei princìpi europei e nazionali in materia di protezione di dati personali.
Al segnalante, all’atto di presentazione della segnalazione e prima di iniziare l’istruttoria, sarà inviato dall’RPCT apposito modulo per l’autorizzazione al trattamento dei dati, da sottoscrivere e inviare con le stesse modalità con le quali è stata inviata la segnalazione.
In tal modo, verranno fornite tutte le informazioni a tutela dei diritti ai sensi dell’art. 13 del D. Lgs. 196/2003 (di seguito “Codice Privacy”), degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 679/2016 (di seguito “GDPR 2016/679”) e delle Linee Guida ANAC in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazione delle disposizioni normative nazionali approvate con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023, recante disposizioni a tutela della protezione dei dati personali delle persone segnalanti e degli altri soggetti cui si applica la tutela della riservatezza.

Qualora la segnalazione interna sia presentata ad un soggetto diverso da quello individuato, laddove il segnalante dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele in materia whistleblowing o tale volontà sia desumibile dalla segnalazione, la segnalazione è considerata “segnalazione whistleblowing” e sarà trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al soggetto interno competente, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

Diversamente, se il segnalante non dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele, o detta volontà non sia desumile dalla segnalazione, detta segnalazione è considerata quale segnalazione ordinaria.

 

La gestione del canale di segnalazione interno è affidata all’RPCT p.t. il quale:

  • rilascia alla persona segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette

giorni dalla data di ricezione;

  • dà un corretto seguito alle segnalazioni ricevute: valutata l’ammissibilità della segnalazione, come di whistleblowing, il gestore delle segnalazioni avvia l’istruttoria interna sui fatti o sulle condotte segnalate per valutare la sussistenza degli stessi;
  • per lo svolgimento dell’istruttoria, l’RPCT cui è affidata la gestione può avviare un dialogo con il whistleblower, chiedendo allo stesso chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori, sempre tramite il canale a ciò dedicato nelle piattaforme informatiche o anche di persona. Ove necessario, può anche acquisire atti e documenti da altri uffici dell’amministrazione, avvalersi del loro supporto, coinvolgere terze persone tramite audizioni e altre richieste, avendo sempre cura che non sia compromessa la tutela della riservatezza del segnalante e del segnalato.
  • dispone il riscontro alla persona segnalante da effettuare entro il termine di tre mesi procedendo con:
  1. l’archiviazione con adeguata motivazione, qualora, a seguito dell’attività svolta, vengano ravvisati elementi di manifesta infondatezza della segnalazione
  2. l’invio immediato degli atti della segnalazione agli organi preposti interni o enti/istituzioni esterne, ognuno secondo le proprie competenze, laddove ravvisi il fumus di fondatezza della segnalazione.

– Il canale esterno presso ANAC

Si può far ricorso al canale esterno presso ANAC:

  • Se il canale interno obbligatorio

– non è attivo;

– è attivo ma non è conforme a quanto previsto dal legislatore in merito ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni.

  • La persona ha già fatto la segnalazione interna ma non ha avuto seguito.
  • La persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che se effettuasse una segnalazione interna:

– alla stessa non sarebbe dato efficace seguito;

– questa potrebbe determinare rischio di ritorsione.

  • La persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

– La divulgazione pubblica

Il d.lgs. n. 24/2023 introduce un’ulteriore modalità di segnalazione consistente nella divulgazione pubblica. Con la divulgazione pubblica le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

Le condizioni per poter effettuare una divulgazione pubblica

  • ad una segnalazione interna a cui l’amministrazione/ente non abbia dato riscontro nei termini previsti abbia fatto seguito una segnalazione esterna ad ANAC la quale, a sua volta, non ha fornito riscontro al segnalante entro termini ragionevoli.
  • la persona ha già effettuato direttamente una segnalazione esterna ad ANAC la quale, tuttavia, non ha dato riscontro al segnalante in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione entro termini ragionevoli.
  • la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica in quanto ha fondato motivo, di ritenere, ragionevolmente, sulla base di circostanze concrete e quindi, non su semplici illazioni, che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
  • la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica poiché ha fondati motivi di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni oppure possa non avere efficace seguito.

Nella divulgazione pubblica, ove il soggetto riveli volontariamente la propria identità, non viene in rilievo la tutela della riservatezza, ferme restando tutte le altre forme di protezione previste dal decreto per il whistleblower. Laddove, invece, la divulgazione avvenga utilizzando, ad esempio, uno pseudonimo o un nickname, che non consente l’identificazione del divulgatore, l’Ordine tratterà la divulgazione alla stregua di una segnalazione anonima e l’RPCT avrà cura di registrarla, ai fini della conservazione, per garantire al divulgatore, qualora sia successivamente disvelata l’identità dello stesso, le tutele previste nel caso in cui subisca ritorsioni.

– Denuncia Autorità Giudiziaria